オンライン秘書とは？3社と契約している私の仕事内容と、続いている理由は報告の形でした

オンライン秘書は、私が今いちばん長く続けている在宅の仕事です。3社と継続して契約しています。

ただ、最初に正直なことを書きます。この3社は、クラウドソーシングで取ったものではありません。直接契約です。以前のこの記事には「クラウドソーシングを使って3社と契約しています」と書いてありましたが、事実ではないので直しました。

そしてもうひとつ。続いている理由は、作業ができることではありません。報告の形です。この記事では、実際の仕事内容と、続けるために毎回やっていることを書きます。

先に結論

実際にやっている仕事

「秘書」と聞くとビジネスマナーや専門知識が必要そうに見えますが、中身は事務の延長です。私が受けているのはこういう作業です。

• スケジュールの調整（日程の候補出し、リマインド）
• メールやチャットの対応（定型の返信、確認の連絡）
• 資料作成とデータ入力
• 打ち合わせの議事録
• オンライン会議の設定と関係者への案内

どれも会社の事務でやっていたことと同じです。違うのは相手の顔が見えないことだけです。だから、会社なら口頭で済んでいたことを、全部文字で残す必要があります。

ここが向き不向きを分けます。作業が速い人より、記録を残せる人のほうが続きます。

続いている理由は「報告の形」です

私がやっていることは2つだけです。難しいことではありません。

① 議事録は、冒頭に2項目だけ置く

これだけで、受け取る側の読む時間が変わります。

発言の順に書いた議事録は、読む人が自分で「で、何が決まったのか」を探さなければなりません。その探す作業を代わりにやっておくのが、議事録の仕事だと考えています。

ToDoには「誰が」「いつまでに」を必ず入れます。ここが抜けていると、議事録はあっても物事が進みません。

② 作業は3回報告する

開始・途中・完了の3回です。

step
1開始：「これから着手します。認識はこうです」（ここで解釈のズレが分かります）

step
2途中：「ここまで終わりました。判断が必要な点が1つあります」

step
3完了：「終わりました。次はこれをやりましょうか」

最初の報告が効きます。着手前に認識を書いて送ると、違っていればその場で止まります。最後まで進めてから「違いました」となるのを防げます。

そして3つ目の「次はこれをやりましょうか」が、次の依頼につながります。相手が頼み忘れていたことを拾う形になるからです。

クレームが来たときにやったこと

始めて間もない頃、作った画像が「イメージと違う」と言われたことがあります。

このとき私がやったのは2つです。指摘どおりに直したものを出す。それと一緒に、別案を3つ付ける。

結果、そのあと別の案件を任されました。

ここから学んだのは、クレームは「もう頼まない」の合図ではないということです。相手は、直してほしいだけです。直したものだけを出すと「言われたことはやる人」で終わりますが、選べる形にして返すと「相談できる人」になります。

どうやって契約したか

ここは正直に書きます。私の3社は、求人に応募して取ったものではありません。

やっていた仕事の関係から声がかかって、直接契約になりました。だから「このサイトに登録すれば3社取れます」という話は書けません。

ただ、順番として言えることはあります。

• 最初の1件はクラウドソーシングで構いません。私も在宅の入口はクラウドソーシングのデータ入力でした
• そこでやることは、作業ではなく「報告の形」を作ること。上の2つをやるだけです
• 続いた相手から、別の仕事の相談が来ます。直接の話になるのはここからです

発注する側にもいるので分かりますが、人を探すのは手間です。一度きちんと回った人がいれば、次も同じ人に頼みたくなります。これが直接契約の入口です。

必要なもの・要らないもの

資格について補足します。私はMOS Expert（Word・Excel）を持っていますが、オンライン秘書の仕事で資格を聞かれたことはありません。見られるのは納品物です。

ただ、資格そのものより「Excelで何ができるか」を言えることは効きます。「MOSを持っています」より「集計表を作って毎月更新できます」のほうが、頼む側は判断できます。

守秘義務のほうが大事です

オンライン秘書は、相手の予定・取引先・未公開の資料に触れます。ここは資格より重要です。

• クライアントの情報をAIに入れない（社名、担当者名、未公開の資料）
• 家族に業務の中身を話さない
• SNSに仕事の内容を書かない（「今日は〇〇社の資料を作った」は書けません）

私もブログを書いていますが、クライアント名と業務の具体的な中身は一切書いていません。書けるのは自分の仕事の進め方だけです。

AIは「議事録」に使っています

いちばん時間が減ったのは議事録です。文字起こしをそのまま読むと、言い直しや相づちが延々と続きます。これを整えるのに、以前は数十分かかっていました。

頼み方のコツは「要約してください」と言わないことです。要約させると、肝心の「誰が何をいつまでに」が溶けて消えます。拾う項目を指定します。

ただし、整形したものはそのまま出しません。固有名詞と日付と数字は、必ず自分で確認します。ここは短縮できない作業です。

ひとつ、訂正します

この記事には事実でないことが書かれていました。消したうえで残しておきます。

実際はこうです。

• 3社は直接契約です。クラウドソーシングの求人から取ったものではありません
• 月28〜30万円を安定して稼いではいません。在宅を始めて2か月後に依頼が重なって、一時的に月の報酬が30万円を超えた月があります（売上であって手取りではなく、その月だけです）
• 私はパソコンが苦手ではありません。事務の仕事を20年以上やっていて、MOS Expert（Word・Excel）を持っています
• 年齢は書きません。確認できていない数字だからです
• 21日間無収入は、在宅の仕事が続かなかった話ではありません。まだ会社に勤めていたとき、家族と自分の発熱と会社の自宅待機の規定で21日間の欠勤になり、非正規だったので無収入になりました。これをきっかけに在宅を探し始めました
• AI搭載のカレンダーアプリは使っていません。AIを使っているのは議事録の整形です

よくある質問

Q. 未経験でもできますか？

事務の経験があれば入りやすいです。経験がない場合は、データ入力やスケジュール調整のような、範囲が決まっている作業から入ってください。いきなり「秘書業務一式」は重いです。

Q. 電話対応は必須ですか？

案件によります。できないなら先に言ってください。私も家の都合で難しい時間帯があることは最初に伝えています。全部引き受けると言う方より、範囲がはっきりしている方のほうが頼みやすいです。

Q. 時給ですか、月額ですか？

どちらもあります。金額は書きません。私が確かめていない相場を載せたくないからです。募集を20件読めば、今の水準が分かります。

Q. 複数のクライアントを同時に扱えますか？

扱えますが、連絡が取れる時間を同じにしておくことが条件です。相手ごとに違う時間を約束すると、どこかで守れなくなります。

Q. 1社が終わったらどうなりますか？

収入がその分なくなります。だから1社に依存しないことが大事です。私も契約が満了して終わった仕事があります。複数あると、止まったときに全部が止まりません。

まとめ

• 仕事内容は事務の延長。資格は聞かれません
• 続く人を分けているのは報告の形です
• 議事録は冒頭に「決定事項」と「ToDo」。ToDoには誰がいつまでにを入れる
• 作業は開始・途中・完了の3回報告。とくに着手前の報告が効きます
• 指摘が来たら直したものと、選べる案を一緒に出す
• 私の3社は直接契約。入口はクラウドソーシングのデータ入力でした
• 守秘義務は資格より大事です。クライアントの情報はAIにも入れません

オンライン秘書は、特別な人がやる仕事ではありません。決まったことを記録して、決まった形で報告するだけです。地味ですが、それができる人は思っているより少数です。

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